Başlık: Ana haberleri özetleyen kısa ve dikkat çekici bir başlık.
Giriş: İlk paragraf haberle ilgili ne, ne zaman, nerede, neden ve kim gibi temel ayrıntıları sağlar.
Gövde: İlgili kaynaklardan veya sözcülerden genişletilmiş bilgi, arka plan ve alıntılar sağlar. Bağlam sunmalı ve haberin neden dikkate değer veya kamuoyunun ilgisini çektiğini açıklamalıdır.
İletişim Bilgileri: Kuruluşun sözcüsü veya halkla ilişkiler temsilcisi gibi bir medya irtibat kişisinin telefon numarası, e-posta adresi veya web sitesiyle birlikte ayrıntılarını içerir.
Genel Bilgiler (İsteğe bağlı): Bazı basın notları kuruluşun, misyonunun veya önemli başarılarının kısa bir açıklamasıyla sona ermektedir.
Biçimlendirme: Bir basın notu genellikle profesyonel ve resmi bir tarzda yazılır ve kuruluşun antetli kağıdıyla (varsa) biçimlendirilir ve yayınlanma tarihini içerir.
Basın notunun amacı, bilgiyi haber kuruluşlarına hızlı ve etkili bir şekilde yaymaktır. Gazeteciler ve muhabirler sıklıkla basın notlarını haber makaleleri, TV yayınları veya çevrimiçi güncellemeler için temel olarak kullanırlar. Kuruluşlar, basın notları yayınlayarak duyurularının medyada yer almasını ve haberlerine ilişkin kamuoyunun farkındalığını artırmayı amaçlamaktadır.