Tarih: [Etkinlik tarihi]
Konum: [Ayrılmış Salon]
Amaç:Yerel hayır kurumlarına bağış toplayacak başarılı bir akşam yemeği-dans konseri düzenlemek ve yürütmek.
Kapsam:Bu kapsam beyanı, aşağıdaki temel unsurlar da dahil olmak üzere akşam yemeği-dans konserinin temel yönlerini özetlemektedir:
1. Mekan:
En fazla 60 konuğun (30 çift) ağırlanabileceği ayrılmış salonun kullanımını düzenleyin ve güvence altına alın.
Konuklar için davetkar bir atmosfer yaratmak için uygun oturma düzenlemeleri, dekorasyonlar ve aydınlatma sağlayın.
2. Caz Kombinasyonu:
[Numara belirtin] yetenekli müzisyenlerden oluşan profesyonel bir caz kombinasyonu kiralayın.
Etkinliğe uygun ilgi çekici ve çeşitli bir müzik repertuarının küratörlüğünü yapmak için müzisyenlerle işbirliği yapın.
Optimum görsel-işitsel deneyimi sağlamak için ses ve aydınlatma kurulumlarını koordine edin.
3. Akşam Yemeği Servisi:
Etkinlik boyunca konuklara nefis bir akşam yemeği menüsü sunmak için catering hizmetlerini organize edin.
Diyet tercihlerine uyum sağlamak için çeşitli yemek seçeneklerinin mevcut olduğundan emin olun.
Etkinlik boyunca verimli yiyecek ve içecek servisi sağlamak için servis personelini koordine edin.
4. Bağış toplama:
Etkinlik sırasında bilet satışları, sponsorluklar ve sessiz açık artırmalar dahil olmak üzere bağış toplama stratejileri geliştirin ve uygulayın.
Bağış toplama hedeflerini belirlemek ve gelirleri uygun şekilde tahsis etmek için yardım kuruluşuyla işbirliği yapın.
5. Pazarlama ve Tanıtım:
Etkinliği etkili bir şekilde duyurmak için posterler, dijital davetiyeler ve sosyal medya gönderileri gibi tanıtım malzemeleri oluşturun.
Medyada yer almak ve etkinlik ve hayırseverlik amacı hakkında farkındalığı artırmak için bir halkla ilişkiler kampanyası düzenleyin.
6. Etkinlik Programı:
Konser süresini, akşam yemeği servisini ve bağış toplama faaliyetlerini içeren kapsamlı bir etkinlik programı planlayın.
Etkinliğin sorunsuz ve keyifli bir şekilde ilerlemesini sağlamak için her bölüm için belirli zaman dilimleri ayırın.
7. Personel:
Etkinliğin sorunsuz bir şekilde yürütülmesini sağlamak için etkinlik yönetimi personelini, gönüllüleri ve güvenlik personelini tahsis edin.
Etkinlik boyunca verimli koordinasyonu sürdürmek için her personele net roller ve sorumluluklar atayın.
8. Bütçe Yönetimi:
Etkinlik için mekan kiralama, caz kombinasyonu, yiyecek-içecek, pazarlama ve diğer ilgili maliyetler dahil olmak üzere bir bütçe ve mali plan oluşturun.
Giderlerin tahsis edilen fonları aşmamasını sağlamak için bütçeyi etkin bir şekilde izleyin ve yönetin.
9. Uyumluluk:
Etkinlik için gerekli izinleri, lisansları ve sigorta kapsamını alın
Etkinliğin organizasyonu ve yürütülmesine ilişkin tüm yerel, eyalet ve federal yasa ve düzenlemelere uymayı,
10. Değerlendirme ve Raporlama:
Konserin başarısını ve etkisini değerlendirmek için bağış toplama sonuçları ve konuklardan ve sponsorlardan gelen geri bildirimler de dahil olmak üzere etkinlik sonrası bir değerlendirme yapın.
Şeffaflığı ve hesap verebilirliği sağlamak amacıyla yardım kuruluşu için ayrıntılı raporlar ve mali tablolar hazırlayın.
11. Risk Yönetimi:
Hava koşulları, teknik aksaklıklar veya öngörülemeyen durumlar da dahil olmak üzere etkinlik sırasında ortaya çıkabilecek her türlü zorluğu azaltmak için potansiyel riskleri belirleyin ve acil durum planları geliştirin.
12. Sürdürülebilirlik: **
Çevre dostu malzemeler kullanmak, israfı en aza indirmek ve kalan yiyecekleri yerel kuruluşlara bağışlamak gibi sürdürülebilir uygulamaları etkinlik planlamasına dahil edin.
Hariç Tutulanlar:Akşam yemeği-dans konseri aşağıdaki hususları kapsamaz:
1. Misafirler için ulaşım.
2. Konaklama Şehir dışından gelen misafirler için.
3. Misafirler için hediyeler veya hatıralar.
Varsayımlar:Kapsam bildirimi aşağıdaki varsayımlara dayanmaktadır:
1. Rezerve edilen salon etkinlik tarihinde müsait ve erişilebilir durumdadır.
2. Caz grubu ve yemek şirketleri, hizmetlerini üzerinde anlaşılan şartlar ve koşullar uyarınca sağlayacaktır.
3. Bağış toplama faaliyetleri yerel yasa ve düzenlemelere uygun olarak yürütülecektir.
Onaylar:Bu kapsam bildirimi aşağıdaki paydaşların onayını gerektirir:
1. Etkinlik Organizatörü.
2. Caz Kombinasyonu.
3. Yemek Hizmeti Sağlayıcısı.
4. Yardım Kuruluşu.
5. Mekan yönetimi (Uygunsa).
Teslimatlar:Etkinliğin bir parçası olarak aşağıdaki teslimatlar üretilecektir:
1. Etkinlik Programı.
2. Bağış Toplama Raporu.
3. Etkinlik Sonrası Değerlendirme Raporu.
4. Mali Tablolar.
İletişim:İlerleme raporları, güncellemeler ve koordinasyon da dahil olmak üzere etkinlik planlama süreci boyunca tüm paydaşlarla düzenli iletişim sürdürülecektir.
Bu kapsam beyanı, yerel hayır kurumu için akşam yemeği-dans konserinin organizasyonu ve icrası için kapsamlı bir rehber görevi görmektedir. Etkinlik organizatörleri, bu belgeyi takip ederek topluluğa olumlu katkıda bulunan başarılı ve etkili bir bağış toplama etkinliği oluşturmayı amaçlıyor.**