İletişim bilgilerini alın . Bu, kamuya açık kayıtlar, sosyal medya platformları veya karşılıklı bağlantılar gibi çeşitli kaynaklar aracılığıyla çevrimiçi olarak bulunabilir.
Mesajınızın amacına ve içeriğine karar verin . Yazışmanızın nedenini açıkça belirtin ve mesajınızın kısa, alakalı ve saygılı olduğundan emin olun.
Uygun bir iletişim kanalı seçin . Mektup mu yazacağınızı yoksa e-posta mı göndereceğinizi belirleyin. Fiziksel bir mektup göndermeyi tercih ederseniz, doğru posta adresine sahip olduğunuzdan emin olun. Bir e-posta gönderiyorsanız profesyonel bir e-posta adresi ve konu satırı kullanın.
Mesajınızı resmi olarak ele alın . Mektuba veya e-postaya "Sevgili Dr. Bishop" veya "Sevgili Profesör Bishop" gibi resmi bir selamlamayla başlayın. Unvanı veya unvanından emin değilseniz, formaliteden yana hata yapmak ve bulabileceğiniz en yüksek akademik veya profesyonel unvanı kullanmak en iyisidir.
Mektubunuzun veya e-postanızın amacını açık ve öz bir şekilde belirtin . Ona neden yazdığınızı ve neyi başarmayı umduğunuzu açıklayın. Gereksiz ayrıntılardan veya alakasız bilgilerden kaçınarak spesifik ve konuya odaklanın.
Mektup veya e-posta boyunca profesyonel bir üslup kullanın . Resmi olmayan bir dil, argo veya konuşma dili kullanmaktan kaçının. Bunun resmi bir yazışma olduğunu ve alıcıya olan saygınızı yansıtması gerektiğini unutmayın.
Göndermeden önce mesajınızı dikkatlice kontrol edin . Dilbilgisi, yazım veya noktalama işaretlerinde hata olmadığından emin olun. Mesajınızı göndermeden önce bir başkasının doğruluk ve netlik açısından incelemesini sağlamanız tavsiye edilir.
İlgili tüm kapsamları ekleyin . Özgeçmiş, portföy veya araştırma teklifi gibi ek belgeler veya ekler ekliyorsanız bunların ne olduğunu ve bunları neden dahil ettiğinizi açıkça belirtin.
Kibar olun ve minnettarlığınızı ifade edin . Zaman ayırdığı ve gösterdiği ilgi için kendisine teşekkür edin ve sağlayabileceği her türlü yardım veya bilgi için takdirinizi belirtin.
Mektubu veya e-postayı seçilen iletişim kanalını kullanarak gönderin . Mesajınızı göndermeden önce doğru e-posta adresine veya posta adresine sahip olduğunuzdan emin olun. Referansınız için e-postanın bir kopyası veya mektubun taslağı gibi yazışmaların bir kaydını tutun.